Poolopdracht 1 – De veranderende rol van de Overheid

De eerste poolopdracht werd op 8 mei 2015 in Zaandam uitgereikt door Cees Vermeer, (scheidend) gemeentesecretaris gemeente Zaanstad. Tijdens de slotdag op 30 juni presenteerden de trainees een voorstel aan de opdrachtgever, de Netwerkkaart. Een HRM applicatie, waarbij verschillende activiteiten en projecten van de MRA inzichtelijk worden gemaakt. Zo kunnen MRA collega’s onderling zien waar ze mee bezig zijn. Een mooie app om de onderlinge kennisdeling en samenwerking te versterken!

Hoe hebben de trainees deze opdracht aangepakt? Lees hieronder verder.

De uitdaging

Elke traineepool voert gezamenlijk opdrachten uit voor de Metropoolregio Amsterdam. De opdrachten hebben een MRA belang en sluiten aan bij een actualiteit én prioriteit van de MRA. Elke opdracht wordt aangestuurd door een stuurgroep. De eerste aan zet waren de trainees: Menno Mestrum, Amanda van der Kamp en Robert Heersink.

Het doel van de eerste poolopdracht was om de trainees kennis te laten maken met de eigen moederorganisatie, (eventuele) verwonderingen met elkaar te delen en inzicht te krijgen in de veranderingen die zich de afgelopen tijd hebben voorgedaan binnen de eigen organisatie. Deze poolopdracht benadrukt dan ook de pijlers van de traineepool MRA: de onderlinge kennisdeling en het samenwerken.

Aan de slag

Het was een nieuwe uitdaging, die enthousiast werd opgepakt door de trainees. De stuurgroep besloot om de collega-trainees de ruimte en de vrijheid te geven om zelf te kijken wat ze uit de opdracht wilden halen. Om de opdracht enigszins concreter te maken heeft de stuurgroep drie thema`s vastgesteld waarbinnen de trainees op onderzoek konden gaan. De thema’s waren:

– Lokale politiek
– Burgerparticipatie
– Zorg

Door de stuurgroep stonden het opbouwen en gebruiken van het MRA netwerk als leerdoel centraal. Het verzamelen van de ervaringen, verwonderingen en kennis vanuit de traineepool werd ervaren als een erg leuke en informatieve bezigheid. De grootste uitdagingen die de stuurgroep ondervond waren het behouden van het overzicht (helikopter-view), en het bewaken van de voortgang van de opdracht, zodat een mooi resultaat kon worden neergezet.

Tussenpresentatie

Halverwege de eerste poolopdracht vond er een  tussenpresentatie plaats. Op deze dag delen de trainees de tussentijdse bevindingen en resultaten met elkaar.

Thijs van der Steeg (strategisch adviseur Gemeente Almere) gaf een lezing over zijn visie  op de veranderende (taak)omschrijving van de ambtenaar en hoe hij denkt dat de toekomstige ambtenaar zal gaan handelen. De verandering van de overheid treft niet alleen de overheid als systeem, maar natuurlijk ook de ambtenaren die in het systeem werken.

De kennisdeling over de drie thema’s vond plaats aan thematafels. Aan thematafels zaten  professionals uit het werkveld. Voor de thematafel lokale politiek konden de trainees ervaringen uitwisselen met Roelie Bosch (gemeenteraadslid Almere namens de ChristenUnie). Ernst Bokhorst (wijkregisseur Almere Stad centrum) nam de tafels burgerparticipatie en zorg voor zijn rekening.

De slotdag
Op 30 juni 2015 vond de slotdag plaats in `t Eksternest in Almere. Op deze dag worden de resultaten van de poolopdracht gepresenteerd aan de opdrachtgever.

De middag werd afgetrapt door Jan Dirk Pruim (griffier van de gemeente Almere en al ruim 30 jaar ambtenaar). Hij vertelde over de veranderingen die hij gedurende zijn loopbaan heeft meegemaakt. Daarnaast deelde hij zijn visie over wat de veranderingen voor gevolgen zullen hebben voor zowel burger, ambtenaar en organisatie. De stuurgroep vonden de nadruk op dienstbaarheid, integriteit en intentie van de werkzaamheden interessante punten om te overdenken.

Vervolgens werden er drie workshops gegeven door de trainees zelf. Elke workshop was toegespitst op één van de drie thema’s (lokale politiek, burgerparticipatie en zorg). De insteek van de workshops was: kennisdeling, op interactieve wijze. De workshops gaven elk  op creatieve wijze inzicht in de thema’s: Hoe wordt er in de politiek naar compromissen gezocht bij tegenstrijdige belangen (lokale politiek), welke discussies ontstaan er over maatschappelijke (zorg)kwesties (zorg) en op welke wijze kan een gemeente omgaan met burgerinitiatieven (burgerparticipatie).

Tot slot hebben wij als stuurgroep, op basis van wat wij gedurende de eerste poolopdracht hebben meegemaakt, een aanbeveling gegeven; de netwerkkaart. Tijdens de kennismaking met de eigen organisatie, is ons als trainees opgevallen hoe summier de kennis  binnen de organisaties is over activiteiten bij andere gemeenten. Om kennisdeling aan te moedigen, de lijnen tussen de organisaties te verbeteren en gemeenschappelijke problematiek gezamenlijk aan te vliegen, zien wij ruimte voor een applicatie waarin HRM systemen en data gecombineerd kan worden en getoond  op een kaart van de MRA regio.

En nu verder!

De gehele slotdag is enthousiast ontvangen, alle aanwezigen vonden de workshops goed uitgewerkt, informatief en vermakelijk. De stuurgroep was zelf erg blij met de invulling van de workshops door collega-trainees.

De aanbeveling voor het gebruik van een netwerkkaart werd met het nodige enthousiasme ontvangen. Stadsregio Amsterdam had de stuurgroep uitgenodigd om op het Onderwijs & Arbeidsmarktfestival op 28 september 2015 een prototype te demonstreren op de informatiemarkt, een geslaagde missie!

Quote stuurgroep: ,,We hebben veel positieve reacties ontvangen. We zijn erg blij dat we een mooie bijrage hebben kunnen leveren aan de Metropoolregio Amsterdam!”